Kebijakan Privasi — Worka HRIS

Aplikasi internal, bukan untuk umum Worka HRIS (aplikasi web maupun mobile) hanya digunakan oleh karyawan aktif PT Rasanto Internasional (Rasanto Group) dan unit bisnis di bawah naungannya. Aplikasi ini tidak tersedia untuk pendaftaran publik — akses hanya diberikan melalui verifikasi identitas kepegawaian dan/atau persetujuan tim HR/Admin.

1. Pengendali Data 2. Data yang Dikumpulkan 3. Tujuan Penggunaan 4. Data Lokasi 5. Pengenalan Wajah 6. Pembagian ke Pihak Ketiga 7. Keamanan Data 8. Retensi Data 9. Hak Karyawan 10. Data Anak 11. Perubahan Kebijakan 12. Kontak

1. Pengendali Data

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk aplikasi Worka HRIS, terdiri dari platform web (sdm.rasantogroup.com) dan aplikasi mobile Worka by Rasanto (Android, package com.rasanto.workamobile).

Pengendali data adalah PT Rasanto Internasional (Rasanto Group), mencakup seluruh unit bisnis yang berada di bawah naungannya yang menggunakan sistem ini untuk keperluan administrasi kepegawaian.

2. Data yang Dikumpulkan

Karena Worka HRIS adalah sistem informasi kepegawaian, data yang dikumpulkan mencakup:

Kategori	Contoh Data
Identitas & kepegawaian	Nama, NIK internal perusahaan, email, nomor HP, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, status pernikahan, jabatan, departemen, kantor/cabang, tanggal bergabung
Data keluarga	Nama pasangan/anak/anggota keluarga inti, tanggal lahir, dan hubungan keluarga (untuk keperluan tunjangan/administrasi kepegawaian)
Riwayat pendidikan	Jenjang, institusi, tahun kelulusan
Dokumen kepegawaian	KTP, ijazah, sertifikat, dan dokumen pendukung lain yang diunggah karyawan atau HR
Foto & biometrik wajah	Foto profil dan data wajah untuk fitur absensi berbasis pengenalan wajah (lihat bagian 5)
Data lokasi (GPS)	Koordinat saat melakukan absensi masuk/pulang, untuk verifikasi area kerja (geofencing)
Kehadiran & jadwal kerja	Riwayat clock-in/clock-out, jadwal shift, pola kerja
Cuti & izin	Riwayat pengajuan cuti/izin/sakit, termasuk lampiran surat keterangan dokter bila disertakan
Rekrutmen	Data pelamar kerja (CV, riwayat wawancara, penilaian) bagi kandidat yang melamar melalui sistem
Komunikasi internal	Notifikasi, memo/kebijakan perusahaan, pengumuman, kotak saran (termasuk opsi kirim anonim)
Percakapan chatbot AI	Isi percakapan dengan asisten AI internal ("WORKA AI Assistant") untuk membantu pertanyaan seputar HR
Data teknis akun	Log aktivitas & login, sesi, kode OTP/2FA, token notifikasi push, status kunci biometrik aplikasi (Face ID/sidik jari perangkat)

3. Tujuan Penggunaan Data

Administrasi data kepegawaian dan riwayat kerja
Pencatatan dan verifikasi kehadiran (absensi)
Pengelolaan pengajuan cuti/izin dan alur persetujuan atasan
Proses rekrutmen dan seleksi kandidat
Komunikasi internal (pengumuman, memo, notifikasi, kebijakan perusahaan)
Keamanan akun (autentikasi, deteksi aktivitas mencurigakan, audit log)
Analitik kehadiran internal untuk kebutuhan pelaporan HR

Data tidak digunakan untuk keperluan pemasaran, tidak dijual, dan tidak dibagikan kepada pihak luar untuk tujuan komersial.

4. Data Lokasi (GPS)

Akses lokasi digunakan hanya saat karyawan melakukan absensi, untuk memverifikasi bahwa posisi berada di area kantor/lokasi kerja yang ditentukan (geofencing). Koordinat yang diambil dapat diproses melalui layanan pemetaan pihak ketiga (OpenStreetMap Nominatim) untuk mengubah koordinat menjadi nama alamat yang dapat dibaca — permintaan ini diteruskan melalui server internal perusahaan (proxy), bukan langsung dari perangkat karyawan, dan hanya berisi koordinat tanpa identitas pribadi.

Lokasi tidak dilacak secara terus-menerus di latar belakang; pengambilan lokasi hanya terjadi pada momen aksi absensi dilakukan.

5. Pengenalan Wajah untuk Absensi

Fitur absensi wajah (opsional, tergantung pengaturan perusahaan) memproses foto wajah karyawan menggunakan layanan pengenalan wajah yang dikelola dan dihosting sendiri oleh Rasanto Group (infrastruktur internal, bukan layanan cloud pihak ketiga). Representasi wajah (embedding) disimpan untuk keperluan verifikasi kecocokan saat absensi, dan tidak dibagikan ke luar sistem perusahaan.

6. Pembagian Data ke Pihak Ketiga

Data hanya dibagikan ke pihak ketiga sebatas yang diperlukan agar fitur aplikasi dapat berfungsi:

Layanan email (SMTP) — untuk mengirim notifikasi, kode OTP, dan email verifikasi akun.
Firebase Cloud Messaging (Google) — untuk mengirim notifikasi push ke aplikasi mobile (hanya token perangkat dan isi notifikasi).
Layanan gateway WhatsApp yang dioperasikan pada infrastruktur internal perusahaan — untuk notifikasi tertentu (mis. pengingat, hasil persetujuan cuti).
Penyedia layanan AI (LLM) — untuk memproses percakapan dengan chatbot WORKA AI Assistant agar dapat menghasilkan jawaban; hanya teks percakapan yang relevan yang dikirim, tanpa dokumen pribadi.
OpenStreetMap Nominatim — hanya koordinat GPS untuk reverse-geocoding alamat (lihat bagian 4).

Kami tidak membagikan data karyawan kepada pihak ketiga untuk tujuan periklanan.

7. Keamanan Data

Kata sandi disimpan dalam bentuk hash (tidak plaintext), sesi login dibatasi 2 jam, dan dilindungi token CSRF di setiap aksi.
Otentikasi dua faktor (2FA/OTP) tersedia dan dapat diwajibkan.
Dokumen kepegawaian yang diunggah dienkripsi saat disimpan, dan setiap akses ke dokumen tercatat dalam log audit.
Setiap unggahan foto/gambar diverifikasi dan diproses ulang untuk mencegah penyisipan kode berbahaya.
Koneksi menggunakan HTTPS beserta header keamanan (CSP, X-Frame-Options, dan lainnya).
Percobaan login/registrasi dibatasi (rate limiting) untuk mencegah penyalahgunaan.
Aplikasi mobile mendukung penguncian sesi dengan biometrik perangkat (Face ID/sidik jari) — data biometrik ini diproses secara lokal oleh sistem operasi perangkat dan tidak dikirim atau disimpan di server.
Hak akses data dibatasi berdasarkan peran (karyawan, manajer, admin HR, super admin) — data karyawan hanya dapat dilihat oleh pihak yang berwenang sesuai jenjang persetujuan.

8. Retensi Data

Data kepegawaian disimpan selama masa hubungan kerja berlangsung, dan dapat disimpan lebih lanjut setelah masa kerja berakhir sepanjang diperlukan untuk memenuhi kewajiban administratif, ketenagakerjaan, dan perpajakan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. Data pelamar kerja yang tidak diterima dapat disimpan untuk keperluan proses rekrutmen di masa mendatang, kecuali diminta untuk dihapus.

9. Hak Karyawan atas Data Pribadi

Karyawan berhak untuk:

Mengakses dan meninjau data pribadinya sendiri melalui halaman profil di aplikasi.
Meminta koreksi atas data yang tidak akurat kepada tim HR/Admin.
Meminta informasi mengenai data apa saja yang tersimpan dan siapa yang pernah mengakses dokumen pribadinya (log akses dokumen tersedia di aplikasi).
Mengajukan permintaan penghapusan data tertentu, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum perusahaan untuk menyimpan data tersebut.

Permintaan terkait hak-hak di atas dapat diajukan melalui kontak pada bagian 12.

10. Data Anak-Anak

Worka HRIS ditujukan hanya untuk karyawan usia kerja sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku, dan tidak ditujukan untuk digunakan oleh anak-anak. Data anak/tanggungan yang tercatat dalam data keluarga karyawan (bagian 2) dimasukkan oleh karyawan sendiri semata-mata untuk keperluan administrasi tunjangan keluarga.

11. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu mengikuti perubahan fitur aplikasi atau ketentuan hukum yang berlaku. Perubahan signifikan akan diinformasikan melalui pengumuman internal di aplikasi.

12. Kontak

Pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait privasi data dapat disampaikan melalui:

Email: hr.rasanto@gmail.com